Stand: 24.10.2026 · Version 1.3
MIDWIFELY ist der Marken- und Produktname der Twofold GmbH. Soweit dieses Dokument Rechte, Pflichten oder Erklärungen von „MIDWIFELY“ beschreibt, ist damit die Twofold GmbH als Anbieterin gemeint. Die Verwendung des Marken- und Produktnamens begründet keine gesonderte Vertragspartnerin.
Diese Übersicht beschreibt die wesentlichen Datenflüsse von MIDWIFELY im
jeweils aktuellen Funktionsumfang. Sie gilt unabhängig davon, ob ein Konto in
einer kostenlosen Testphase, einem kostenpflichtigen Angebot oder einer
anderen freigeschalteten Nutzungsphase verwendet wird. Sie ergänzt den separat
zu akzeptierenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), ersetzt ihn aber
nicht. Bei Widersprüchen ist der AVV maßgeblich.
Verantwortliche und Nutzung in der Praxis
Eine Solohebamme ist für die von ihr in MIDWIFELY eingegebenen Patientinnen-,
Betreuungs- und Praxisdaten grundsätzlich selbst Verantwortliche. Bei einer
Hebammenpraxis oder sonstigen Organisation ist die Praxis beziehungsweise
Organisation Verantwortliche. Die Praxisleitung verwaltet Einladungen und
Rollen innerhalb ihrer Vertretungsberechtigung.
MIDWIFELY verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dokumentierten
Weisungen. Für eigene Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und bestimmte
Supportdaten ist MIDWIFELY selbst Verantwortlicher; hierfür gilt die
Datenschutzerklärung.
Mitglieder derselben Praxis können nach Einladung und entsprechend ihrer Rolle
auf gemeinsame Praxisdaten zugreifen. Rechnungen, Zahlungen und andere
rollenbeschränkte Inhalte bleiben der jeweils zuständigen Hebamme zugeordnet.
Praxisübergreifende Vertretung und Mitbetreuung
Eine Praxis kann benannten externen Hebammen für Vertretung oder Mitbetreuung zeitlich begrenzten Zugriff auf ausgewählte Patientinnenakten gewähren. Im freigegebenen Umfang können die externen Hebammen Daten einsehen und, soweit freigeschaltet, eigene Dokumentationseinträge erstellen, selbst erbrachte Leistungen erfassen sowie im eigenen Namen abrechnen. Eigene Dokumentationseinträge sind für die berechtigten Personen der Gastgeberpraxis sichtbar. Die externe Hebamme wird dadurch nicht Mitglied der Gastgeberpraxis.
Die Verantwortlichkeit einer externen Hebamme beziehungsweise ihrer Praxis für ihre eigenverantwortliche Behandlung bleibt durch eine Aktenfreigabe unberührt. Die Aktenfreigabe gewährt keinen allgemeinen Zugriff auf Rechnungen, Zahlungen oder Umsätze der jeweils anderen Praxis.
Welche Daten können verarbeitet werden?
Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Konto-, Identitäts- und Kontaktdaten der Hebamme sowie Praxisdaten;
- Patientinnen- und Kontaktdaten, Termine und Betreuungsinformationen;
- Dokumentations-, Leistungs-, Abrechnungs- und gegebenenfalls
Gesundheitsdaten; - hochgeladene Dokumente und Nachweise, soweit die jeweilige Funktion genutzt
wird; - technische Sicherheits-, Zugriffs- und Supportdaten.
Die Praxis entscheidet, welche Daten sie eingibt und zu welchen Zwecken sie
MIDWIFELY nutzt. Praxisdaten werden von MIDWIFELY nicht für eigene Werbung,
Profiling oder das Training eigener Modelle verwendet.
Wesentliche Datenflüsse
Hosting und Anwendung
Die MIDWIFELY-Anwendung, die Datenbank und die von der Praxis gespeicherten
Praxisdaten werden auf der Infrastruktur von Hetzner Online GmbH in
Deutschland betrieben. Sicherungskopien werden nach dem für die jeweilige
Umgebung geltenden Sicherungs- und Wiederherstellungskonzept erstellt und nach
den hierfür geltenden Löschfristen überschrieben oder gelöscht.
Sprach-, Bild- und Assistenzfunktionen
Sprach- und Bildverarbeitung erfolgt standardmäßig in einer von MIDWIFELY
betriebenen Umgebung in Deutschland oder – nach bewusstem Download der
erforderlichen Modelle – auf dem Endgerät.
Bestimmte textbasierte Assistenzfunktionen übermitteln bei ihrer Nutzung
vorbereitete und nach Möglichkeit reduzierte oder pseudonymisierte
Textinformationen an OpenAI. Eine
Reduzierung ist keine vollständige Anonymisierung; Gesundheitsbezüge können
erhalten bleiben. Roh-Audio und Rohbilder werden im Standardverarbeitungspfad
nicht an externe Cloud-Modelle übermittelt. Ergebnisse müssen vor ihrer
Verwendung fachlich geprüft werden.
E-Mail-Versand
Für Konto-, Einladungs-, Termin- und gegebenenfalls Kontakt-E-Mails kann
Resend eingesetzt werden. Die Praxis sollte Gesundheitsdaten nicht unnötig in
E-Mail-Inhalte aufnehmen.
Für den optionalen elektronischen DTA-Versand an eine Datenannahmestelle kann
Resend die verschlüsselte Nutzdatei, die Klartext-Auftragsdatei (AUF), den
Betreff mit Absender-IK sowie eine eindeutige From-Adresse verarbeiten und
Antworten auf dieser From-Adresse entgegennehmen. Zustellung bedeutet keine
Annahme der Abrechnung.
Kalenderverbindungen und Terminversand
Auf ausdrückliche Veranlassung der Praxis übermittelt MIDWIFELY Termindaten an
ausgewählte Kalenderdienste oder versendet Termininformationen einschließlich
Kalenderdateien per E-Mail. Dies umfasst alle von MIDWIFELY unterstützten und
von der Praxis eingerichteten Kalenderverbindungen. Datenumfang und
Verantwortlichkeiten regelt Abschnitt 6 des AVV.
Soweit unterstützt, werden belegte Zeiträume aus externen Kalendern für die
Terminplanung berücksichtigt. Zusätzlich mitgesendete Termininhalte werden
vor der Speicherung der Zeiträume ausgesondert und nicht als Termininhalte
gespeichert.
Karten- und Routingfunktionen
Wenn die Praxis eine Karten- oder Routingfunktion nutzt, können dafür
Adress- und Routendaten an die Google Maps Platform übermittelt werden.
Patientinnennamen, Akteninhalte und medizinische Angaben werden für diesen
Zweck nicht benötigt.
Produkt- und Betriebssicherheit
PostHog EU kann ausgewählte technische Produkt- und Betriebsereignisse sowie
Feature-Konfigurationen verarbeiten. Nach der Anmeldung fragt die Anwendung
die Feature-Konfiguration auch dann ab, wenn du optionale Browseranalyse
ablehnst. Die Abfrage verwendet deine interne Kontokennung; deine Kontoe-Mail
wird nicht als Kontofeld an PostHog übermittelt. Browser-Kennung sowie
automatisch erzeugte Sitzungs- und Gerätekennungen bleiben im Arbeitsspeicher;
PostHogs Erfassungs-Einstellung und die MIDWIFELY-Auswahl werden im lokalen
Speicher dieser Website abgelegt. Es wird kein Tracking-Cookie verwendet. Der
First-Party-Proxy entfernt Besucher-IP-Header, Referrer, User-Agent, Cookies
und vorübergehende anonyme Gerätekennungen aus Flag-Abfragen; beim
serverseitigen SDK ist GeoIP deaktiviert. Optionale Browseranalyse und Umfragen
starten nur nach ausdrücklicher Einwilligung. In der Anwendung umfassen die
Ereignisse festgelegte Bereichsaufrufe und erfolgreiche Kontakt-, Termin-, Dokumentations-
und Rechnungsaktionen. Öffentliche Seiten- und Funnel-Ereignisse verwenden eine
zufällig erzeugte, temporäre Kennung, die nur bis zum Neuladen im Arbeitsspeicher
bleibt. Angemeldete App-Bereichs- und Aktionsereignisse verwenden die interne
Kontokennung. Aktionsereignisse enthalten keine Betreutenkennungen, Akten- oder Notizinhalte,
Beträge, Freitexte, unbereinigten URLs oder DOM-Inhalte. Browserereignisse werden nicht
mit Standortdaten angereichert; gespeicherte IP-Adressen anonymisiert die
Projekteinstellung. Der Browser-Proxy übermittelt weder Besucher-IP noch
Referrer oder User-Agent; PostHog sieht die Serververbindung. Automatische
Klickaufzeichnung, Session Replay und Heatmaps
sind deaktiviert. Optionale MIDWIFELY-Feedback-Umfragen können freiwillige
Antworten einschließlich Freitext an PostHog übermitteln. Serverseitige
Betriebs- und Konto-Lifecycle-Ereignisse in Produktion sind von dieser
Browserauswahl getrennt. Dort und in anderen
Feedbackfeldern dürfen keine Patientinnen- oder Gesundheitsdaten eingetragen
werden. Umfrage-Freitext wird unverändert übermittelt und kann E-Mail-Adressen
oder sensible Angaben enthalten.
Je nach aktivierter Funktion können einzelne Dienstleister außerhalb des
Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden. Eine Übermittlung erfolgt nur,
wenn die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Garantien bestehen. Die
jeweils eingesetzten Dienstleister, Datenflüsse und wesentlichen Änderungen
werden nach dem AVV und den relevanten Datenschutzinformationen berücksichtigt.
Geltungsbereich dieser Übersicht
Diese Übersicht bezieht sich auf die Funktionen, die für das jeweilige Konto
freigeschaltet und tatsächlich genutzt werden. Weitere Funktionen oder neue
Datenflüsse werden vor ihrem Einsatz datenschutzrechtlich bewertet und in den
relevanten Informationen ergänzt.
Übermittlungen, die die Praxis selbst an Krankenkassen, Steuerberatung,
Kommunikationspartner oder andere Empfänger auslöst, erfolgen grundsätzlich in
der datenschutzrechtlichen Verantwortung der Praxis.
Löschung und Änderungen
Das Ende einer einzelnen Vertretungs- oder Mitbetreuungsfreigabe beendet den Zugriff auf die freigegebene Akte. Für eigene Dokumentations- und Abrechnungsnachweise gelten die allgemeinen Regelungen zu Herausgabe, Export, Aufbewahrung und Löschung. Die rechtmäßige Speicherung für die jeweils andere Praxis bleibt davon unberührt.
Nach Beendigung der Nutzung oder des Vertragsverhältnisses kann die Praxis
innerhalb des geltenden Exportzeitraums die Rückgabe ihrer Praxisdaten über den
vorgesehenen Export durchführen oder anfordern. Soweit der Standardexport
einzelne Daten oder Dateien nicht umfasst, können diese auf angemessene
Anforderung ergänzend bereitgestellt werden, soweit dies technisch möglich und
zumutbar ist. Aktive Daten werden nach dem geltenden Export- und Löschzeitraum
gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder dokumentierten
Weisungen zur weiteren Aufbewahrung entgegenstehen.
Sicherungskopien werden nach den geltenden Sicherungs- und Löschfristen
überschrieben oder gelöscht.
Wesentliche Änderungen bei Dienstleistern oder Datenflüssen werden nach dem
AVV und der Datenschutzerklärung angekündigt und in den
relevanten Dokumenten aktualisiert.
Fragen zur Datenverarbeitung: kontakt@midwifely.de