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MIDWIFELY
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Datenschutzerklärung

Wie wir und du personenbezogene Daten verarbeiten

Stand: 24.10.2026 · Version 2.7

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung der MIDWIFELY-Website, bei einer Bewerbung beziehungsweise Anfrage und bei der Nutzung eines MIDWIFELY-Praxis-Kontos verarbeiten.

MIDWIFELY ist der Marken- und Produktname der Twofold GmbH. Soweit dieses Dokument Rechte, Pflichten oder Erklärungen von „MIDWIFELY“ beschreibt, ist damit die Twofold GmbH als Anbieterin gemeint. Die Verwendung des Marken- und Produktnamens begründet keine gesonderte Vertragspartnerin.

1. Verantwortlicher und Rollen

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website, bei Bewerbungen für die Testphase sowie für Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und Supportdaten ist:

Twofold GmbH, Betreiberin des Produkts MIDWIFELY, Alstertwiete 1 A, 20099 Hamburg, Deutschland. Vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Kerber und Justin Miehle. E-Mail: kontakt@midwifely.de.

Für Daten, die eine Hebamme oder Praxis im Rahmen ihrer Berufsausübung in MIDWIFELY eingibt oder dort verarbeitet, ist grundsätzlich die jeweilige Hebamme oder Praxis datenschutzrechtlich Verantwortliche. Das betrifft insbesondere Daten von Patientinnen, betreuten Personen, Kindern und weiteren Kontakten der Praxis. MIDWIFELY verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Praxis nach deren Weisungen. Hierfür gelten die jeweils vereinbarten Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Für die aktuelle kostenlose Testphase sind dies die Nutzungs- und Testphasenbedingungen. Die ergänzende AVV-/Datenflussübersicht ersetzt den jeweils vereinbarten AVV nicht.

Soweit die Bearbeitung einer Supportanfrage die Einsicht in konkrete Praxis-, Patientinnen- oder Gesundheitsdaten erfordert, verarbeitet MIDWIFELY diese Daten im Auftrag der jeweiligen Praxis nach deren Weisungen und dem AVV.

2. Website und Bewerbung für die Testphase

Bei der Nutzung der Website verarbeiten wir technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen sowie Server- und Sicherheitsprotokolle. Die Verarbeitung dient der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website sowie der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei einer Bewerbung für die Testphase verarbeiten wir insbesondere Kontaktangaben und Informationen zu deiner Praxis, soweit du sie uns mitteilst. Freie Texte und optionale Angaben können ebenfalls verarbeitet werden. Bitte übermittle uns in der Bewerbung keine Patientinnen- oder Gesundheitsdaten. Eine Bewerbung legt noch kein Praxis-Konto an.

Wir verwenden diese Daten, um die Bewerbung zu prüfen, Rückfragen zu beantworten und die kostenlose Testphase zu organisieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unsere berechtigten Interessen an einer geordneten Durchführung und Absicherung der Testphase.

3. Praxis-Konto und Nutzung von MIDWIFELY

Für ein Praxis-Konto verarbeiten wir insbesondere Identitäts- und Kontaktdaten, Login- und Sicherheitsdaten, rechtliche Zustimmungen, Supportanfragen sowie Angaben zum Nutzungs- oder Vertragsstatus und zu den Praxiseinstellungen. Wir benötigen diese Daten, um das Konto bereitzustellen, die Anmeldung zu ermöglichen, die Sicherheit zu gewährleisten, Support zu leisten und die Nutzung von MIDWIFELY zu verwalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Vertrags mit dir oder deiner Organisation erforderlich ist. Für Verarbeitungen im Zusammenhang mit Sicherheit, Missbrauchsabwehr, technischer Stabilität und der Bearbeitung von Supportanfragen stützen wir uns, soweit erforderlich, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei einem Praxis- oder Organisationskonto ist die jeweilige Praxis oder Organisation für die Praxis- und Patientinnendaten verantwortlich. Beschäftigte oder eingeladene Teammitglieder werden dadurch nicht selbst zur verantwortlichen Vertragspartei. MIDWIFELY verarbeitet diese Daten im Auftrag der Praxis oder Organisation.

Im Praxis-Konto können – abhängig von den genutzten Funktionen – unter anderem Kontakte, Termine, Leistungs- und Abrechnungsdaten, Dokumentationen sowie gegebenenfalls Gesundheitsdaten verarbeitet werden. MIDWIFELY kann Rechnungen, PDF-Dokumente und validierte Exportpakete vorbereiten. Eine allgemeine elektronische Einreichung bei gesetzlichen Krankenkassen sowie Finanz- und Bankanbindungen sind zum Stand dieser Fassung nicht Bestandteil des beschriebenen Funktionsumfangs.

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Die Praxis ist für die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung gegenüber den betroffenen Personen verantwortlich. Der AVV ersetzt diese Rechtsgrundlage nicht.

Die Praxis entscheidet selbst, welche Daten sie in MIDWIFELY verarbeitet, zu welchen Zwecken sie dies tut und auf welcher Rechtsgrundlage dies gegenüber den betroffenen Personen erfolgt. Die Praxis ist auch dafür verantwortlich, betroffene Personen angemessen zu informieren und erforderliche Einwilligungen einzuholen.

Innerhalb einer Praxis können berechtigte Teammitglieder auf gemeinsam genutzte Daten zugreifen, soweit dies durch ihre Rolle und die Einstellungen der Praxis vorgesehen ist.

Eine Praxis kann benannten externen Hebammen für Vertretung oder Mitbetreuung zeitlich begrenzten Zugriff auf ausgewählte Patientinnenakten gewähren. Im freigegebenen Umfang können die externen Hebammen Daten einsehen und, soweit freigeschaltet, eigene Dokumentationseinträge erstellen, selbst erbrachte Leistungen erfassen sowie im eigenen Namen abrechnen. Eigene Dokumentationseinträge sind für die berechtigten Personen der Gastgeberpraxis sichtbar. Die externe Hebamme wird dadurch nicht Mitglied der Gastgeberpraxis.

Die Verantwortlichkeit einer externen Hebamme beziehungsweise ihrer Praxis für ihre eigenverantwortliche Behandlung bleibt durch eine Aktenfreigabe unberührt. Die Aktenfreigabe gewährt keinen allgemeinen Zugriff auf Rechnungen, Zahlungen oder Umsätze der jeweils anderen Praxis.

4. Assistive Funktionen und KI-Verarbeitung

Einige Funktionen können Sprache, Bilder oder Texte verarbeiten, wenn du sie bewusst startest. Es gibt keine kontinuierliche Aufzeichnung oder ein dauerhaftes Mithören von Gesprächen.

Sprach- und Bildinhalte werden im Standardpfad auf von MIDWIFELY betriebenen Servern in Deutschland oder – nach bewusstem Download der erforderlichen Modelle – auf dem Endgerät verarbeitet. Rohdaten werden nach der Verarbeitung grundsätzlich nicht als eigenständige Audio- oder Bilddatei aufbewahrt, sofern du daraus nicht ausdrücklich ein Ergebnis in der Anwendung speicherst, etwa eine Dokumentation oder einen Text.

Für einzelne textbasierte Assistenzfunktionen können erforderliche Textinformationen an OpenAI übermittelt werden. Vor dieser Übermittlung werden nicht erforderliche personenbezogene Angaben entfernt oder durch neutrale Platzhalter ersetzt. Diese Verarbeitung ist eine Datenminimierung und Pseudonymisierung, keine vollständige Anonymisierung. Je nach Inhalt können daher weiterhin Informationen mit Gesundheitsbezug enthalten sein.

Die Assistenz liefert Vorschläge, Entwürfe oder Transkriptionen. Sie trifft keine eigenständigen Entscheidungen über Patientinnen oder betreute Personen. Ergebnisse müssen vor einer weiteren Verwendung durch die Hebamme oder eine andere berechtigte Person geprüft werden.

5. Welche Daten wir für welche Zwecke verarbeiten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:

  • Bewerbungs- und Kontaktdaten: zur Bearbeitung deiner Bewerbung oder Anfrage sowie für Rückfragen und die weitere Kommunikation.
  • Konto-, Vertrags- und Sicherheitsdaten: für Registrierung, Anmeldung, Kontoverwaltung, rechtliche Zustimmungen, Support, Missbrauchsabwehr und die Verwaltung der Nutzung von MIDWIFELY.
  • Praxis- und Patientinnendaten: zur Bereitstellung der von der Praxis ausgewählten Funktionen. Diese Verarbeitung erfolgt grundsätzlich im Auftrag der Praxis.
  • Technische Daten: für die Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse und Sicherheit der Website und Anwendung.
  • Support- und Feedbackdaten: wenn du uns per E-Mail oder über die Anwendung kontaktierst. Bitte übermittle über diese Kanäle keine Patientinnen- oder Gesundheitsdaten.
  • Kalender- und Termindaten: Bei ausdrücklich eingerichteten Kalenderverbindungen und von deiner Praxis veranlassten Termin-E-Mails einschließlich Kalenderdateien können insbesondere die Initialen der Betreuten, Datum, Uhrzeit, Dauer und der erforderliche Terminort einschließlich einer Besuchsadresse übermittelt werden. Dies dient der Terminorganisation und erfolgt im Auftrag deiner Praxis nach dem AVV. Beim Verfügbarkeitsabgleich übernehmen wir nur die benötigten belegten Zeiträume. Zusätzlich vom Kalenderanbieter mitgesendete Termininhalte werden vor der Speicherung der Zeiträume ausgesondert und nicht als Termininhalte gespeichert.
  • Analyse- und Nutzungsdaten: optionale Browseranalyse nur mit deiner Einwilligung; davon getrennt verarbeiten wir minimierte Konto- und Betriebsereignisse für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes. Wir verwenden keine Werbeprofile.

6. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Personenbezogene Daten können an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist:

  • Hetzner Online GmbH: Hosting der Website und Anwendung sowie Speicherung der Anwendungsdaten in Deutschland.
  • OpenAI: erforderliche, zuvor lokal und serverseitig reduzierte Textinformationen für einzelne KI-Funktionen. Rohes Audio- oder Bildmaterial wird für diesen Zweck derzeit nicht übermittelt.
  • Resend: Versand technisch erforderlicher E-Mails, etwa zur Kontoaktivierung, für Passwortänderungen, Einladungen, Termine und gegebenenfalls Kontakt- oder Antwortnachrichten. Dabei können Kontaktdaten, Termininformationen oder von der Praxis verfasste Nachrichteninhalte verarbeitet werden. Gesundheitsdaten sollen nicht unnötig in E-Mail-Inhalte aufgenommen werden.
  • PostHog EU: Feature-Konfigurationen sowie minimierte Produkt- und Betriebsereignisse im Rahmen der eigenen Betriebs- und Produktorganisation von MIDWIFELY. Nach der Anmeldung sendet die Anwendung eine minimale Anfrage zur Feature-Konfiguration, um verfügbare App-Bereiche zu bestimmen. Die Anfrage verwendet deine interne Kontokennung; Kontoe-Mail-Felder werden nicht übermittelt. Browser-Kennung sowie automatisch erzeugte Sitzungs- und Gerätekennungen bleiben im Arbeitsspeicher; PostHogs Erfassungs-Einstellung und die MIDWIFELY-Auswahl werden im lokalen Browserspeicher dieser Website abgelegt. Es wird kein Tracking-Cookie verwendet. Der First-Party-Proxy entfernt Besucher-IP-Header, Referrer, User-Agent, Cookies und vorübergehende anonyme Gerätekennungen aus Flag-Abfragen; beim serverseitigen SDK ist GeoIP deaktiviert. Optionale Browseranalyse und Feedback-Umfragen starten nur nach deiner ausdrücklichen Einwilligung. Öffentliche Seiten- und Funnel-Ereignisse verwenden eine zufällig erzeugte, temporäre Kennung bis zum Neuladen; angemeldete App-Ereignisse verwenden die interne Kontokennung. Browserereignisse verwenden bereinigte Marketing-Seitentemplates und grobe Browserkategorien; genaue Geräte-/Versionsangaben und Werbe-/Kampagnenkennungen werden entfernt. In der Anwendung können grobe Bereichsaufrufe sowie erfolgreiche Aktionen (Kontakt angelegt, Termin gespeichert, Dokumentation gespeichert, Rechnung angelegt, abgeschlossen oder exportiert) mit deiner internen Kontokennung verknüpft werden. Diese Aktionsereignisse enthalten keine Betreuten- oder Patientinnenkennungen, Kontakt-, Termin- oder Rechnungskennungen, Akten- oder Notizinhalte, Beträge, Freitexte, unbereinigten URLs oder DOM-Inhalte. Serverseitige Ereignisfelder lassen E-Mail-Felder aus und bereinigen enthaltene E-Mail-Adressen. Optionale MIDWIFELY-Feedback-Umfragen übermitteln freiwillige Antworten einschließlich Freitext so, wie du sie eingibst; eine Antwort kann eine E-Mail-Adresse oder sensible Angaben enthalten. Bitte trage dort keine Patientinnen-, Gesundheitsdaten oder E-Mail-Adressen ein. Wir verwenden keine automatische Klickaufzeichnung, kein Session Replay, keine Heatmaps und keine Werbeprofile. Serverseitige Betriebs- und Konto-Lifecycle-Ereignisse in Produktion sind von dieser Browser-Einstellung getrennt und werden in der Datenflussübersicht beschrieben.
  • Slack: interne Betriebs- und Supportmeldungen aus der eigenen Verantwortlichkeit von MIDWIFELY, etwa zu Bewerbungen, Supportanfragen oder freiwilligem Feedback. Die übermittelten Inhalte werden auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß beschränkt und sollen keine Praxis-, Patientinnen- oder Gesundheitsdaten enthalten.
  • Google Maps Platform: Adress- und Routendaten, soweit du eine entsprechende Funktion nutzt. Patientinnennamen, Akteninhalte und medizinische Angaben werden für diesen Zweck nicht benötigt.
  • Von deiner Praxis ausgewählte Kalenderdienste: beispielsweise Google Calendar, Microsoft-/Outlook-Kalender, Apple-Kalender oder vergleichbare unterstützte Dienste. Sie erhalten Daten bei einer ausdrücklich eingerichteten Kalenderverbindung oder einem von deiner Praxis veranlassten Terminversand. Datenumfang und Zweck sind in Abschnitt 5 beschrieben; die Verantwortungsaufteilung regelt der AVV.

Darüber hinaus können Daten an Behörden, Gerichte, Rechts- oder Steuerberatungen und andere Stellen übermittelt werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist. Soweit eine Praxis selbst Daten an Krankenkassen, Abrechnungsstellen, Steuerberatung, Kommunikationsdienste oder andere Empfänger übermittelt, erfolgt dies in ihrer eigenen datenschutzrechtlichen Verantwortung.

Bei einer praxisübergreifenden Freigabe erhalten die benannten externen Hebammen die ausgewählten Daten. Ihre im freigegebenen Umfang erstellten Dokumentationseinträge werden den berechtigten Personen der Gastgeberpraxis zugänglich. Die Freigabe und der Datenaustausch erfolgen im Rahmen der jeweiligen datenschutzrechtlichen Verantwortung der beteiligten Hebammen beziehungsweise Praxen.

Bei einzelnen Dienstleistern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit dabei eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, erfolgt sie nur unter Beachtung der Anforderungen der DSGVO und mit den jeweils erforderlichen Garantien, insbesondere einem Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Standardvertragsklauseln, soweit anwendbar.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise die Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche dies erfordern.

  • Bewerbungsdaten löschen wir, sobald die Bewerbung und die damit verbundene Kommunikation abgeschlossen sind und keine Aufbewahrung für Nachweise, Support oder rechtliche Ansprüche mehr erforderlich ist.
  • Konto-, Vertrags- und Zustimmungsdaten speichern wir für die Dauer der Kontonutzung und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder rechtliche Ansprüche dies erfordern.
  • Praxisdaten werden nach den Weisungen der Praxis, dem AVV und den vereinbarten Lösch- und Exportfristen gelöscht oder zurückgegeben. Eine darüber hinausgehende Speicherung durch MIDWIFELY erfolgt nur auf dokumentierte Weisung der Praxis oder wenn MIDWIFELY selbst gesetzlich dazu verpflichtet ist.
  • Rohes Audio- und Bildmaterial wird im aktuellen serverseitigen Verarbeitungspfad nach der Verarbeitung grundsätzlich verworfen. Gespeicherte Ergebnisse, etwa Dokumentationen oder Transkriptionen, bleiben nach den Einstellungen und Löschfristen der Praxis bestehen.
  • Support- und Feedbackdaten aus eigener Verantwortlichkeit speichern wir, bis das Anliegen erledigt ist, und darüber hinaus nur, soweit dies für Nachweise, Sicherheit oder die Durchsetzung beziehungsweise Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
  • Zugangsdaten für eine optionale Kalendersynchronisierung werden bei der Trennung der Verbindung gelöscht. Weitere synchronisierte Daten und technische Zuordnungen werden nach den hierfür vorgesehenen Löschfristen entfernt.
  • Sicherheits- und Betriebsprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich ist.

Das Ende einer einzelnen Vertretungs- oder Mitbetreuungsfreigabe beendet den Zugriff auf die freigegebene Akte. Für eigene Dokumentations- und Abrechnungsnachweise gelten die allgemeinen Regelungen zu Herausgabe, Export, Aufbewahrung und Löschung. Die rechtmäßige Speicherung für die jeweils andere Praxis bleibt davon unberührt.

8. Cookies und optionale Analyse

Für Anmeldung, Sitzungen und Praxisauswahl verwenden wir technisch erforderliche Speicherung. Die angemeldete Anwendung fragt außerdem bei PostHog EU nach minimaler Feature-Konfiguration. Sie verwendet deine interne Kontokennung; Kontoe-Mail-Felder werden nicht an PostHog übermittelt. Diese Funktionsabfrage erfasst keine Produktaktionen. Browser-Kennung sowie automatisch erzeugte Sitzungs- und Gerätekennungen bleiben im Arbeitsspeicher; PostHog speichert seine Erfassungs-Einstellung im lokalen Browserspeicher. Es wird kein Tracking-Cookie verwendet.

Optionale Browseranalyse und Feedback-Umfragen starten nur nach deiner ausdrücklichen Einwilligung. Öffentliche Seiten- und Funnel-Ereignisse verwenden eine zufällig erzeugte, temporäre Kennung, die nur bis zum Neuladen im Arbeitsspeicher bleibt. Angemeldete App-Bereichs- und Aktionsereignisse verwenden deine interne Kontokennung. Auf der Website werden ausgewählte, bereinigte Seitenaufrufe und technische Web-Vitals verarbeitet. In der Anwendung werden grobe, festgelegte Bereichsaufrufe und erfolgreiche Kontakt-, Termin-, Dokumentations- und Rechnungsaktionen erfasst. Der First-Party-Proxy übermittelt weder Besucher-IP noch Referrer oder User-Agent; PostHog sieht die Serververbindung, und GeoIP ist beim serverseitigen SDK deaktiviert. Optionale Feedback-Umfragen übermitteln freiwillige Antworten einschließlich Freitext so, wie du sie eingibst; eine Antwort kann eine E-Mail-Adresse oder sensible Angaben enthalten. Bitte gib dort keine Patientinnen-, Gesundheitsdaten oder E-Mail-Adressen an. Du kannst deine Einwilligung zur Browseranalyse jederzeit über die Analyse-Einstellungen im Footer ändern oder widerrufen. Diese Einstellung steuert keine serverseitigen Betriebs- und Konto-Lifecycle-Ereignisse in Produktion; sie werden in der Datenflussübersicht beschrieben. Wir verwenden keine automatische Klickaufzeichnung, kein Session Replay, keine Heatmaps und keine werbebezogenen Nutzerprofile.

Deine Auswahl zur Browseranalyse speichern wir lokal im Browserspeicher dieser MIDWIFELY-Website.

9. Deine Rechte und Beschwerden

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Für Website-, Bewerbungs-, Konto- und Supportdaten kannst du dich an kontakt@midwifely.de wenden. Für Praxis-, Patientinnen- und Behandlungsdaten ist grundsätzlich die jeweilige Hebamme oder Praxis als Verantwortliche zuständig.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für unseren Sitz ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

10. Sicherheit und Änderungen dieser Erklärung

Wir schützen personenbezogene Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, Zugriffsschutz, die Trennung der Daten verschiedener Praxen, rollenbezogene Berechtigungen sowie Verfahren zur Fehlerbehandlung und Löschung.

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich die verarbeiteten Daten, Zwecke, Empfänger oder rechtlichen Anforderungen wesentlich ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.